建筑工程学院教学档案管理办法
教学档案工作在我校档案工作中处于极为重要的位置，是在教学实践、教学研究和教学管理活动中直接形成的具有重要保存和研究价值的纸质、电子、实体以及声像载体等材料。教学档案真实记录和反映了教学实践、教学研究和教学管理活动的过程和成果，可为日后教学工作提供重要参考和历史凭证，为日常教学运行、课程教学改革、学科建设、团队建设、本科数据上报、教学评估与教学管理工作考核提供一手资料和信息服务。为了实现教学档案工作的标准化、规范化和高效化，更好地服务学校转型发展，特制定本办法。
一、教学档案范围
1.凡是在本院教学工作中形成的、对学校工作有永久或长期保存价值的教学档案，一律移交档案馆保存。
2.学院制定的有关教育教学建设和教学改革、教风学风建设、实习实训领导组、实验室建设、教学相关领导组的重大决策、决议、规章制度等文件。
3.体现学院社会地位或在学术界声誉的有关教育教学活动、典型教学案例、教学成果等文件批文，实物（如各类个人、集体奖状、荣誉证书等）或电子扫描件。
4.按各级学校领导机关出台的规章、制度及其他行政文件精神制定的进行教学管理、教学建设、教学改革、教学团队、教学平台、每年教师教学工作量等工作的学院文件，向学校领导递交的重要请示、申报材料、工作报告以及相关成果、记录、备案文档。
5.用于认定在校学生或毕业学生学业情况的重要文件，如试卷、学生课程成绩单、试卷分析、课程设计、实习实训方案、实习实训总结、毕业设计（论文）等。
6.学校领导机关、部门等要求学院留存的其他教学工作文档。
二、教学档案管理
1.学院主管教学工作的副院长负责本单位教学档案管理的监督、检查工作，教学办主任及教务员具体负责本单位教学文件材料的形成积累工作。
2.教学档案应具有史料价值和使用价值，必须真实、完整、系统、简明。
3.教学档案根据其史料价值和使用价值的不同实施时效性分级管理。
4.对于短期使用的教学档案必须有序存放，取用方便，定期检查，及时剔除过时的档案。在剔除存放于学院的教学档案时必须经学院领导同意。
5.学院要明确部署教学档案归属权，也就是要明确人员管理负责收集哪些资料类别。调用、查看教学档案要及时形成记录，防止档案错放及丢失。
三、教学档案的生成
1.重要的教学活动与教学管理工作中直接形成的文档由活动的组织者负责积累、整理。
2.档案生成的标准
（1）成档的教学文件材料必须对学院和教师或学生当前或长远发展具有史料价值、参考价值和凭证价值。
（2）成档的教学文件材料必须是反映教学管理、教学实践过程中重要节点的信息，具有完整性、准确性、系统性。
（3）成档的教学文件材料，必须反映事件或活动的全过程，符合教学活动和教学管理的特点，以及相应文档的生成规律。
3.教学工作档案来源
教学工作档案主要产生于日常教学运行、教学建设、教学改革和教学管理之中。
（1）教学运行档案
是指围绕日常教育教学活动和教学管理工作产生的文件材料，具有数量大、种类多的特点，且有不同存档期限。
（2）教学建设档案
教学建设档案是指围绕教育教学条件建设工作产生，具有史料性、凭证作用和重要的参考价值的文档材料。主要内容包括专业申报；培养计划制定与修订；课程教学大纲；教师奖励与处分；各类教学实习实训基地、实验教学示范中心、教学团队建设等评审、验收；课程、教材、成果评选等工作文件及其最终结果。
（3）教学改革档案
教学改革档案是指围绕教育教学改革工作产生的文件材料，它一般具有以下特点：效果的滞后性、效益的阶段性和价值判断的不确定性，但对学院的整体教学工作具有重要的指导意义。主要涉及教学管理工作，如教育教学制度改革，教学计划的调整，对教师考核标准或学生评价标准的变更等。
四、教学档案存档期限
1.具有史料研究价值的教学档案应永久留存。
2.具有长期保存价值的教学档案应保存15年以上（长期）。
3.具有短期使用价值的教学档案应保存至所涉及学生离校5年（短期）。
五、部门留存不必归档的材料
1.上级机关下发的不涉及本学院的有关教学管理文件，如：情况通报，指导工作的参考文件，未定稿（如征求意见稿等）文件等；
2.未经会议讨论，未经有关领导审阅、签发的未生效的文件；
3.只有请示未有批复，且未能执行的文件。
六、教学档案归档流程
（一）形成积累
每个学期、学年，学院档案员按文件材料归档分类表，分别积累教学文件材料并定期整理。教务处检查、指导档案文件材料的积累工作。
（二）整理组卷
1.坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由教学管理部门的教学办主任核实后负责归档到各级档案柜。
2.根据教学材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行分类装入档案盒。原则上相同内容的材料组成一类，内容较多时按时序放入多个档案盒。每类都应有专用柜留存。
3.除试卷、论文等材料外，原则上各种材料大小均为A4纸，文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内。音像之类的资料刻入光盘，分类装入档案柜。
4.归档的教学材料应电脑打印或字迹工整（严禁圆珠笔、复写字迹），格式统一，签字盖章手续完备。
5.试卷、论文要专人专柜保管，不得出现涂改、缺失等损坏现象。
（三）归档验收
1.移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定要求的材料，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。
2.教学综合管理文件次年6月底前归档，其它各类材料完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业），于12月底一次性归档（寒假前），提供保留完整的电子版。
七、教学档案工作岗位职责
教学档案是教学管理工作的重要组成部分，须纳入各级教学管理人员岗位职责，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。
1.做好各单位教学文件材料的形成、集存工作，重视收集学院领导和系（教研室）等有关教学工作会议记录、记要，教师教学研究活动记录，典型教案，集体备课记录，试题、试卷、成绩单及学生各类竞赛的获奖证书等各种材料。
2.按要求将应存档文件材料整理、组卷、装订，做到组卷合理，编目清楚，标题准确。最后形成目录，方便检阅。
3.做好临时教学档案文件的整理和保存工作，做到取用方便。
手机版